Datenschutzerklärung

Voxena GmbH

Stand: 17. Oktober 2026

Über uns

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Website https://voxena.ch, die Anwendung unter https://app.voxena.ch oder die darüber angebotenen Dienste nutzen (zusammen die "Plattform").

Die Plattform wird von der Voxena GmbH, Picassoplatz 4, 4052 Basel, Schweiz (UID CHE-431.354.387) ("Voxena", "wir", "uns" oder "unser") betrieben. Kontakt für Datenschutzfragen: info@voxena.ch.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung oder unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht anders definiert, gelten die Begriffe im Sinne des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Unsere Rollen: Verantwortliche und Auftragsverarbeiterin

Voxena verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Funktionen.

Als Verantwortliche verarbeiten wir Daten, die wir selbst zur Bereitstellung und Verwaltung der Plattform erheben, insbesondere Registrierungs-, Konto-, Nutzungs-, Support- und Abrechnungsdaten unserer Kunden und Nutzer.

Als Auftragsverarbeiterin verarbeiten wir Inhalte, die unsere Kunden im Rahmen ihrer eigenen geschäftlichen Tätigkeit über die Plattform erfassen, hochladen oder erzeugen. Dazu zählen insbesondere Daten zu Endkunden unserer Kunden, Gesprächsinhalte, Audioaufzeichnungen sowie daraus generierte Transkriptionen, Zusammenfassungen, Aktionspunkte und Analysen.

Für Inhalte, die wir im Auftrag verarbeiten, ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Voxena verarbeitet diese Inhalte ausschliesslich nach Weisung des Kunden und nicht für eigene Zwecke.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Kontakt- und Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Login- und Zugangsdaten.

Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Datum, Uhrzeit und Dauer der Zugriffe, aufgerufene Seiten und genutzte Funktionen, Referrer-URL.

Supportkommunikation: Inhalte von Anfragen per E-Mail, Kontaktformular oder anderen Kommunikationskanälen.

Kundendaten im Auftrag: Daten zu Endkunden des Kunden – darunter je nach Eingabe des Kunden Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum/Alter, Nationalität, Wohnadresse und Finanzdaten –, Gesprächsinhalte, Audioaufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Aktionspunkte und weitere KI-generierte Inhalte.

Integrationsdaten: Daten, die im Rahmen vom Kunden aktivierter Drittintegrationen, z. B. Google, Microsoft 365 oder CRM-Systeme, verarbeitet werden.

3. Wie wir Daten erfassen

Wir erfassen Daten direkt, wenn Sie sich registrieren, ein Benutzerkonto erstellen, uns kontaktieren, Support anfragen oder Newsletter und Mitteilungen abonnieren.

Wir erfassen technische Daten indirekt, wenn Ihr Browser oder Endgerät beim Zugriff auf die Website oder Plattform technische Zugriffsdaten übermittelt.

Inhalte, die der Kunde über die Plattform verarbeitet, erfassen wir nicht eigenständig. Wir erhalten diese ausschliesslich im Rahmen der Auftragsverarbeitung vom Kunden selbst.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung und zum Betrieb der Plattform, zur Verwaltung von Benutzerkonten, zur Bearbeitung von Supportanfragen, zur Abrechnung, zur Gewährleistung von IT-Sicherheit und Systemstabilität, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Produktverbesserung sowie zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen, Einwilligung, berechtigte Interessen oder gesetzliche Verpflichtungen. Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, richtet sich die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung gegenüber den betroffenen Personen nach dem jeweiligen Kunden.

5. Verarbeitung von Audiodaten und KI-gestützte Funktionen

Audiodateien werden ausschliesslich zur Verarbeitung, insbesondere zur Transkription und Erstellung von Arbeitsprodukten, entgegengenommen. Sprachaufzeichnungen werden unmittelbar gelöscht, nachdem das zugehörige Transkript erstellt und dem Kunden über die Plattform bereitgestellt wurde, spätestens jedoch innerhalb von 10 Tagen nach der Aufzeichnung, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht. Die daraus generierten Inhalte werden auf Servern in der Schweiz gespeichert.

Für Transkription, Zusammenfassung, Meeting-Briefings, Aktionspunkte und Follow-up-Arbeitsprodukte setzen wir KI-gestützte Verarbeitung ein. Die Kerndatenverarbeitung erfolgt auf Schweizer Infrastruktur.

Voxena verwendet Gesprächsinhalte, Audioaufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen und sonstige Kundendaten nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

6. Einwilligung und Information von Gesprächsteilnehmenden

Voxena verarbeitet Gesprächsinhalte im B2B-Kontext grundsätzlich im Auftrag und auf Verantwortung des jeweiligen Kunden. Der Kunde ist verpflichtet, Gesprächsteilnehmende vorgängig über die Aufzeichnung und KI-Verarbeitung zu informieren und, soweit erforderlich, deren Zustimmung einzuholen oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage sicherzustellen.

Voxena stellt Kunden hierfür Vorlagen zur Verfügung, übernimmt jedoch nicht die Verantwortung für die konkrete Information, Einwilligung oder Dokumentation im Einzelfall.

7. Hosting, Infrastruktur und Dienstleister

Die Plattform wird auf der Infomaniak Public Cloud auf Servern in der Schweiz gehostet. Infomaniak ist ein Schweizer Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz.

Die Authentifizierung und Webanalyse werden, soweit eingesetzt, selbst gehostet oder auf Schweizer Infrastruktur betrieben. Für Enterprise-Kunden können auf Wunsch weitere oder alternative Dienstleister vereinbart werden.

8. Google-Dienste

Verbinden Sie Ihr Google-Konto, greift Voxena mit Ihrer Einwilligung auf Ihre Kontodaten und Kalendertermine zu, nur um die Funktionen der Plattform bereitzustellen. Die Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Voxena über Google-Schnittstellen erhält, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). (Voxena's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

9. Datenübermittlungen ins Ausland

Die Kerndatenverarbeitung von Voxena, insbesondere Hosting, KI-Verarbeitung und Speicherung der vom Kunden verarbeiteten Inhalte, erfolgt in der Schweiz.

Einzelne von Voxena eingesetzte Dienstleister sind Gesellschaften mit Sitz in der EU (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg; Microsoft Ireland Operations Limited, Irland; Google Ireland Limited, Irland). Die Datenverarbeitung erfolgt auch in diesen Fällen auf Infrastruktur in der Schweiz, ausser bei Google. Soweit es dennoch zu einer Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland kommt, stützen wir uns auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Aktiviert der Kunde darüber hinaus freiwillig optionale Drittintegrationen wie CRM-Systeme, kann es zu einer Datenübermittlung an Server dieser Anbieter und gegebenenfalls ins Ausland kommen. Die Verantwortung für die datenschutzkonforme Konfiguration und die Einhaltung allfälliger branchenspezifischer Vorgaben liegt in diesen Fällen beim Kunden.

Soweit Voxena solche Übermittlungen technisch ermöglicht oder selbst veranlasst, stützen wir uns auf die jeweils anwendbaren Rechtsgrundlagen gemäss Art. 16 ff. DSG und, soweit anwendbar, auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln gemäss Kapitel V DSGVO.

10. Datenweitergabe

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, der Kunde eine Integration oder Weitergabe initiiert, wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind, dies zur IT-Sicherheit oder Missbrauchsverhinderung erforderlich ist oder eine andere gültige Rechtsgrundlage besteht.

Voxena verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Gesprächsinhalte, Transkriptionen und Zusammenfassungen werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Benutzerkonto besteht oder der Kunde die Daten nicht löscht, sofern im Vertrag oder Pilot Agreement nichts Abweichendes vereinbart wurde. Nach Kündigung oder Auflösung des Kundenverhältnisses werden vom Kunden auf der Plattform verarbeitete Inhalte innerhalb von 60 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder berechtigter Grund zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Kontodaten werden bis zur Löschung des Kontos und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Personenbezogene technische Zugriffsdaten werden zeitnah gelöscht oder anonymisiert. Aggregierte und anonymisierte Analysedaten können ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt werden.

12. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Need-to-know-Prinzip, getrennte Kundenbereiche, Protokollierung in angemessenem Umfang, Sicherheitsupdates sowie Vertraulichkeitsverpflichtungen.

13. Webanalyse und Cookies

Voxena kann auf der Marketing-Website ein datenschutzfreundliches, selbst gehostetes Analysetool einsetzen. Dieses ist so konfiguriert, dass keine Marketing-Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Profile erstellt werden.

Auf der Anwendung app.voxena.ch setzen wir technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien ein, die für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Bereitstellung der Plattform erforderlich sind. Ohne diese Technologien kann die Plattform nicht ordnungsgemäss genutzt werden.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben, soweit anwendbar, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@voxena.ch. Soweit wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir Anfragen betroffener Personen an den zuständigen Kunden weiter oder beantworten sie nach dessen Weisung.

15. Links und Drittangebote

Unsere Website oder Plattform kann Links zu externen Websites oder Diensten enthalten. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken übernehmen wir keine Verantwortung. Es gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren, um Änderungen unserer Datenverarbeitungspraktiken, unserer Plattform oder relevanter Rechtsvorschriften zu berücksichtigen. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.

Stand: 17. Oktober 2026

17. Kontakt

Voxena GmbH, Picassoplatz 4, 4052 Basel, Schweiz (UID CHE-431.354.387)

E-Mail für Datenschutzfragen: info@voxena.ch