Zoom-Integration

Voraussetzungen

• Ein Voxena-Konto.
• Ein eigenes Zoom-Konto. Jede Beraterin und jeder Berater verbindet das eigene Konto; ein gemeinsames Zoom-Konto gibt es nicht. Ein Zoom-Konto lässt sich mit genau einem Voxena-Konto verbinden.
• Bei einem Firmenkonto: Ihre Zoom-Administration gibt Voxena einmal im Zoom App Marketplace frei («Approve use of this app», für alle oder für eine Gruppe).
• Für den Assistenten: Im Zoom-Konto des Gastgebers ist unter Einstellungen → Aufzeichnung «In Computerdateien aufzeichnen» eingeschaltet. Darunter, bei «Wer kann beim Host eine Berechtigung zum Aufzeichnen anfordern?», sind «Interne Meeting-Teilnehmer» und «Externe Meeting-Teilnehmer» angehakt. Sonst tritt der Assistent bei, erhält aber kein Audio.

Hinzufügen

In Voxena verbinden

1. Öffnen Sie in Voxena Einstellungen → Verbindungen.
2. Klicken Sie bei «Zoom» auf «Zoom verbinden».
3. Melden Sie sich bei Zoom an, prüfen Sie die Berechtigungen und erlauben Sie den Zugriff.
4. Zoom bringt Sie zu Voxena zurück. Die Karte zeigt «Verbunden» und Ihr Zoom-Konto.

Schliessen Sie die Verbindung im selben Browser und innerhalb von 10 Minuten ab. Klappt etwas nicht, hilft die Fehlerbehebung.

Aus dem Zoom App Marketplace

«Visit Site to Add» öffnet app.voxena.ch/connect/zoom. Nach der Anmeldung bei Voxena sehen Sie dieselbe Karte unter Einstellungen → Verbindungen; dort klicken Sie auf «Zoom verbinden» wie oben. Voxena verbindet nie von selbst.

Welche Berechtigungen Voxena erhält

• Ihr Zoom-Profil – damit Voxena weiss, welches Zoom-Konto verbunden ist.
• Ein Beitritts-Token in Ihrem Auftrag – damit der Assistent einem Meeting für Sie beitreten kann. Es gilt nur für dieses eine Meeting.
• Ein Aufnahme-Token – damit der Assistent das Audio des Meetings erhält.
• Meetings lesen – damit Ihre geplanten Zoom-Meetings in Voxena erscheinen.
• Meetings anlegen, ändern und löschen – für Meetings, die Sie in Voxena planen, ändern oder löschen.

Beitritts- und Aufnahme-Token holt Voxena für jedes Meeting neu und speichert sie nicht.

Funktionen

Zoom-Meetings im Voxena-Kalender

Wofür: Ihre geplanten Zoom-Meetings stehen in Voxena, ohne dass Sie sie abtippen – bereit zur Vorbereitung und für den Assistenten.
Voraussetzung: Zoom ist verbunden.

• Jedes kommende Zoom-Meeting wird ein Meeting in Voxena, mit seinem Link und, wenn Zoom sie nennt, den Eingeladenen als Teilnehmende. Es erscheint auf der Seite «Kalender».
• Eine Serie kommt Termin für Termin.
• In Zoom verschoben oder gelöscht: Voxena zieht nach; ein gelöschtes Meeting heisst in Voxena «abgesagt».
• Voxena liest die kommenden Meetings, solange Voxena geöffnet ist, etwa jede Minute; vergangene bleiben, wie sie waren. Sofort-Meetings und Serien ohne feste Zeit liest Voxena nicht.
• Steht dasselbe Meeting schon aus Outlook oder Google in Voxena, kommt es nicht doppelt; es erhält den Zoom-Link.

Zoom-Meetings aus Voxena anlegen

Wofür: Sie planen das Kundengespräch in Voxena, das Zoom-Meeting entsteht dazu.
Voraussetzung: Zoom ist verbunden.

• Ein Meeting mit dem Ort «Zoom» ohne eigenen Link erhält beim Speichern sein Zoom-Meeting. Der Link steht im Meeting, in der Einladung und beim Assistenten.
• Umbenennen und Verschieben ändern das Zoom-Meeting. Löschen oder Absagen eines kommenden Meetings löscht es in Zoom, ebenso ein anderer Ort als «Zoom».
• Zoom verschickt keine Einladungen. Ist Zoom Ihr «Hauptkalender», lädt Voxena Ihre Kundinnen und Kunden selbst ein. Ist Outlook oder Google der Hauptkalender, lädt dieser wie gewohnt ein, mit dem Zoom-Link im Termin.
• Abwesenheiten, Termine vor Ort und Telefontermine gehen nie an Zoom. Serien ändern Sie in Zoom.

Der Voxena Meeting Assistant

Wofür: Der Assistent zeichnet Ihr Zoom-Kundengespräch auf. Voxena erstellt daraus Transkript und Protokoll für Ihre Dokumentation.
Voraussetzungen: Zoom ist verbunden, das Konto des Gastgebers erlaubt «In Computerdateien aufzeichnen» (siehe Voraussetzungen), Ihre Kundin oder Ihr Kunde ist mit der Aufnahme einverstanden, und Sie nehmen selbst am Meeting teil.

1. Öffnen Sie das Meeting in Voxena und klicken Sie auf «Meeting beitreten».
2. Fügen Sie den Zoom-Link oder die ganze Einladung ein.
3. Bestätigen Sie die Einwilligung Ihrer Kundin oder Ihres Kunden («Einwilligung erteilt»).
4. Treten Sie dem Zoom-Meeting selbst bei.

• Der Assistent tritt in Ihrem Auftrag bei, sobald Sie im Meeting sind. Bis dahin zeigt Voxena «Bot wartet, bis Sie im Meeting sind», höchstens 10 Minuten lang.
• Er erscheint als «Voxena Meeting Assistant». Steht er im Warteraum («Zoom-Bot im Warteraum»), lassen Sie ihn ein.
• In der Statusleiste halten Sie die Aufnahme mit «Pausieren» an und setzen sie mit «Fortsetzen» fort; während der Pause wird nichts aufgenommen. «Aufnahme beenden» beendet sie.
• Verlassen Sie das Meeting, geht auch der Assistent. Er kommt nicht von selbst zurück; senden Sie ihn erneut, entsteht ein zweites Protokoll.
• Nach dem Meeting erstellt Voxena aus der Aufnahme Transkript und Protokoll.
• Die Namen der Teilnehmenden zeigt Voxena als Vorschläge für die Kundin oder den Kunden («Zuweisen» oder «Anlegen»). Voxena ordnet nie selbst zu.

Fehlerbehebung

Zoom zeigt eine Seite «requires pre-approval»

Ihr Firmenkonto bei Zoom hat Voxena noch nicht freigegeben. Voxena zeigt dazu «Nutzen Sie ein Firmenkonto? Dann muss Ihre IT Voxena im Zoom Marketplace freigeben.» Bitten Sie Ihre Zoom-Administration um die Freigabe und verbinden Sie danach erneut.

«Die Verbindung zu Zoom ist fehlgeschlagen.»

Starten Sie «Zoom verbinden» noch einmal und schliessen Sie es im selben Browser innerhalb von 10 Minuten ab.

«Dieses Zoom-Konto ist bereits mit einem anderen Voxena-Konto verbunden.»

Ein Zoom-Konto gehört zu genau einem Voxena-Konto. Trennen Sie es im anderen Voxena-Konto oder melden Sie sich bei Zoom mit einem anderen Konto an, und verbinden Sie dann erneut.

«Zoom ist nicht verbunden. Bitte verbinden Sie Zoom unter Einstellungen → Verbindungen erneut.»

Zoom nimmt die Verbindung nicht mehr an: zum Beispiel nach 90 Tagen ohne Nutzung, wenn Voxena in Zoom entfernt oder Ihr Zoom-Konto deaktiviert wurde. Bis Voxena die Verbindung wieder braucht, kann die Karte noch «Verbunden» zeigen. Verbinden Sie Zoom unter Einstellungen → Verbindungen neu.

Die Zoom-Karte zeigt «Zoom-Verbindung aktualisieren»

Der Verbindung fehlen Berechtigungen für Meetings. Klicken Sie auf «Jetzt aktualisieren» und bestätigen Sie in Zoom.

«Der Assistent hat 10 Minuten gewartet, Sie waren aber nicht im Zoom-Meeting.»

Der Assistent tritt nur bei, solange Sie selbst im Meeting sind. Treten Sie dem Meeting bei und senden Sie den Assistenten erneut.

«Das Zoom-Konto des Gastgebers lässt den Assistenten nicht zu …»

Das Konto des Gastgebers hat die App nicht freigegeben oder lässt nur eigene Konto-Nutzer in das Meeting. Bitten Sie den Gastgeber oder dessen IT um die Freigabe – oder nehmen Sie selbst auf.

«Der Bot wurde nicht ins Meeting zugelassen.»

Lassen Sie «Voxena Meeting Assistant» beim nächsten Versuch aus dem Warteraum ein.

«Es wurde kein Audio aufgenommen.» oder der Assistent war im Meeting, aber die Aufnahme ist leer

Prüfen Sie, ob der Assistent eingelassen wurde und ob im Zoom-Konto des Gastgebers «In Computerdateien aufzeichnen» für interne und externe Teilnehmende erlaubt ist (siehe Voraussetzungen). Die Aufzeichnung darf im Meeting nicht entzogen werden.

Etwas anderes

Schreiben Sie uns über die Support-Seite oder an info@voxena.ch.

Entfernen

In Voxena trennen

1. Öffnen Sie in Voxena Einstellungen → Verbindungen.
2. Klicken Sie bei «Zoom» auf «Trennen».

Voxena entzieht dabei zuerst die Berechtigung bei Zoom.

In Zoom entfernen

1. Öffnen Sie den Zoom App Marketplace und wählen Sie Manage → Added Apps.
2. Klicken Sie bei Voxena auf «Remove».

Zoom meldet das Voxena. Laufende Assistenten werden beendet: einer, der noch beitritt, wird abgebrochen; einer im Warteraum oder im Meeting verlässt es und behält das bisher aufgenommene Audio.

Was danach gilt

• Voxena löscht die Verbindung: die Zoom-Tokens, Ihre Zoom-Benutzerkennung und die E-Mail- Adresse Ihres Zoom-Kontos. Die Karte zeigt «Nicht verbunden».
• Der Kalenderabgleich mit Zoom stoppt, und Sie können den Assistenten erst nach einer neuen Verbindung wieder senden.
• Aus Zoom übernommene Meetings, an denen niemand gearbeitet hat, löscht Voxena. Bereits dokumentierte Meetings bleiben, ohne Zoom-Link und Zoom-Kennungen.
• Meetings, die Sie in Voxena angelegt haben, behalten ihren Zoom-Link: Sie sind dort weiterhin Gastgeber. Voxena merkt sich, zu welchem Zoom-Konto sie gehören, damit nach einer neuen Verbindung mit demselben Konto nichts doppelt entsteht.
• Aufnahmen, Transkripte und Protokolle bleiben in Voxena: Sie sind die Dokumentation Ihres Unternehmens, keine Zoom-Daten.
• In Zoom selbst löscht Voxena nichts.

Möchten Sie, dass auch diese Daten gelöscht werden, schreiben Sie uns über die Support-Seite oder an info@voxena.ch. Verarbeitet Voxena die Daten im Auftrag Ihres Unternehmens, leiten wir die Anfrage an Ihr Unternehmen weiter oder beantworten sie nach dessen Weisung. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.